Workflow: riadenie a uľahčenie podnikových procesov

Miroslava Hrášková | rubrika: Článok | 20. 4. 2010
Každý z nás už iste počul výraz „workflow“. V mnohých spoločnostiach výrazne prispel k zefektívneniu práce. Čo to vlastne workflow je a ako sa realizuje?
Workflow: riadenie a uľahčenie podnikových procesov

Zdroj: Shutterstock

Čo je to Workflow?

Workflow (WF) je možné zjednodušenie chápať ako postupnosť krokov, počas ktorej dokumenty, informácie alebo úlohy sú presúvané od jedného účastníka k druhému pre ďalšie spracovanie, napríklad podľa definovanej organizačnej štruktúry. S praktickým využitím WF sa môžeme stretnúť pri automatizácii podnikových procesov ako celku alebo ich častí, konkrétne napríklad aj v aplikovaní schvaľovacích procesov v rámci firemných dokumentov. Ak je WF správne nastavený, tak dokáže podporiť zjednodušenie a zrýchlenie jednotlivých činností, čo sprehľadňuje a zároveň urýchľuje  celý schvaľovací proces.  Workflow tak predstavuje zautomatizovanie celého alebo aspoň časti podnikového procesu. Dokumenty, informácie a úlohy sa podľa určitých procedurálnych pravidiel odovzdávajú od jedného účastníka k druhému.

Ako sa s Workflow pracuje?

V pokročilejších informačných systémoch môžeme obvykle definovať Workflow procesy ako jednotlivé stupne a tzv. uzly (uzol je miesto, kde systém čaká na rozhodnutie typu „áno – nie“, v prípade schvaľovania napr. „schválené – neschválené“). Definíciu je možné previesť na jednotlivých užívateľov alebo na pozíciu užívateľov. Užívateľ tak potom môže stanoviť ľubovoľnú dĺžku Workflow procesov a ľubovoľný počet uzlov.

V systéme sú jasne definované zodpovednosti a opísané postupy. Tým je zabezpečená správna postupnosť požadovaných krokov. Úloha je systémom pridelená konkrétnemu užívateľovi informačného systému.

„Každý užívateľ má svoj zoznam úloh – Worklist, teda prehľad aktuálnych úloh na riešenie. To znamená, že si „rozklikne“ určitý zápis v systéme, napríklad faktúru. Po vecnej kontrole dotyčný užívateľ zaškrtne „schválené“. Tým sa proces posunie o jednu úroveň ďalej, až sa následne dostane do finálneho spracovania“, hovorí Mária Melegová, ktorá je metodik špecialista spoločnosti Asseco Solutions.

Čo všetko Workflow dokáže?

Využitím Workflow je možné riadiť tok rôznych dokumentov a nemusí ísť len o faktúry. WF môže napomáhať v riadení všetkých firemných dokumentov či procesov, ktoré by mali „prejsť rukami“ viacerých ľudí vo firme. Napríklad žiadanky, objednávky, prijatá pošta, zmluvy, ponuky, objednávky atď. Napomáha tiež riešiť ľubovoľné procesy schvaľovania, napr. schvaľovanie objednávok, dovoleniek, faktúr prijatých, schvaľovanie zápisu z porady a podobne. To všetko v niekoľkostupňovej hierarchii – podľa organizačnej štruktúry. „Workflow má tiež možnosť poskytnúť upozorňovania podľa ľubovoľných podmienok (faktúry po splatnosti, vypršanie garancie/záruky, termín školenia vodičov...). Upozorňovanie je možné nastaviť aj mimo systému, a to napr. cez SMS alebo e-mail spolu s odkazom priamo do informačného systému“, dodáva pani Melegová.

Workflow tak so sebou prináša:

  • zmenu v podnikových procesoch
    • najmä skrátenie časových nárokov
    • rýchlejšie navrhovanie a implementácie schválených zmien v pracovných postupoch a uchovávanie starých verzií
  • zachovanie pracovných procesov v systéme
  • jednoduchšie a rýchlejšie zapracovanie nových pracovníkov
  • možnosť zistiť aktuálny stav podniku ako aj históriu jednotlivých prípadov
  • integráciu dokumentov a aplikácií

Aplikovaný Workflow podporený informačnými systémami jednoznačne prispieva k zefektívneniu činností v podniku, ako aj podporuje riadenie kvality. Vďaka nemu dochádza k zlepšeniu toku informácií, zvýšeniu efektivity procesov a zníženiu celkových nákladov.

Je však potrebné mať na pamäti, že Workflow ani informačné systémy nie sú „samospasiteľné“. Iba správne implementovaný systém zabezpečí očakávané prínosy. Zrýchlenie procesov, ich zjednodušenie a presné mapovanie priechodu dokumentov ušetrí čas a tým aj finančné náklady. Získa sa tak priestor a čas pre iné, dôležitejšie činnosti.

Článok bol vypracovaný v spolupráci s Asseco Solutions asseco_logo.jpg

Miroslava Hrášková

Autor článku Miroslava Hrášková

V článkoch sa najradšej venuje problematike daní, dávok a dôchodkov. Okrajovo spracováva aj oblasť financovania bývania, termínovaných vkladov a sporenia. Vyštudovala hospodársku politiku na ekonomicko-právnej fakulte Masarykovej... Ďalšie články autora.

Porovnajte si ponuky, vyberte tú najvýhodnejšiu a ušetrite.

Ušetrite na hypotéke a životnom poistení alebo s nami sporte a zarobte viac. Nechajte si od nás porovnať ponuky a vyberte si tú najvhodnejšiu pre vás.

Páčil sa vám článok?

+5
ÁnoNie
Vstúpiť do diskusie
V diskusii je celkom 0 komentárov

Toto ste už čítali?

Slováci si často sporia na dôchodok „mŕtvym“ produktom, ktorý má doma takmer každý

2. 4. 2025 | Ivana Sladkovská

Slováci si často sporia na dôchodok „mŕtvym“ produktom, ktorý má doma takmer každý

Investičné životné poistenie, kedysi populárny produkt na Slovensku, sa dnes dostáva pod drobnohľad odborníkov, ktorí ho považujú za zastaraný a nevýhodný. Kombinácia poistenia a investovania... celý článok

Slováci nerozumejú, čo je dôchodok: Prichádza kruté prekvapenie, keď zistia, koľko (ne)dostanú

28. 3. 2025 | Ivana Sladkovská

Slováci nerozumejú, čo je dôchodok: Prichádza kruté prekvapenie, keď zistia, koľko (ne)dostanú

Viac než polovica Slovákov považuje lepší dôchodok za jednu zo svojich najväčších životných priorít. Napriek tomu dôchodok od štátu v súčasnosti pokrýva len polovicu príjmu, pričom... celý článok

Štátne dlhopisy vykúpili najmä dôchodcovia, v priemere investovali 22 000 eur

13. 3. 2025 | Ivana Sladkovská

Štátne dlhopisy vykúpili najmä dôchodcovia, v priemere investovali 22 000 eur

Dlhopisy pre ľudí, teda štátne retailové dlhopisy, sa vypredali za necelé 4 dni. Väčšinou ich nakupovali seniori a v priemere každý investoval viac ako 22 000 eur. Minister financií... celý článok

Peniaze Slovákov sa znehodnocujú: Čo robiť, aby ich inflácia „nezjedla“?

11. 3. 2025 | Ivana Sladkovská

Peniaze Slovákov sa znehodnocujú: Čo robiť, aby ich inflácia „nezjedla“?

Rok 2025 môže priniesť ďalší nárast inflácie, a to v dôsledku vládnych opatrení, ktoré zvyšujú dane a DPH. Ako sa pripraviť na tento scenár a ochrániť svoje úspory pred znehodnotením?... celý článok

Slovenky investujú najmenej v EÚ. Samy seba tak ohrozujú chudobou

7. 3. 2025 | Redakcia

Slovenky investujú najmenej v EÚ. Samy seba tak ohrozujú chudobou

Slovenky investujú najmenej v rámci Európy. Robia tým ale zle samy sebe. Pripravujú sa tak o peniaze, ktoré by sa im zišli v ťažkej životnej situácii, najčastejšie vtedy, keď sa rozvedú... celý článok