Grid karty v Sociálnej poisťovni končia. Ako sa bude prihlasovať do e-Služieb? (otázky a odpovede)

1. Prečo sa mení spôsob prihlásenia do e-Služieb?

Kľúčovým dôvodom je bezpečnosť. Existujúce Grid karty, už nie sú vyhovujúcim bezpečnostným prvkom, pretože nezodpovedajú súčasným štandardom pre ochranu osobných údajov klientov. Povinnosťou Sociálnej poisťovne (SP) je aj garantovať ochranu osobných údajov. Týmto zároveň poisťovňa vychádza v ústrety aj požiadavkám na širšiu elektronizáciu služieb. Ukončenia platnosti Grid kariet sa podľa nej netreba obávať, klient bude mať naďalej dve možnosti pre prihlásenie do e-Služieb. Buď sa prihlácia pomocou mena, hesla a aplikácie, alebo pomocou elektronického občianskeho preukazu.

2. Ako sa mi zmení elektronická komunikácia so Sociálnou poisťovňou?

Komunikácia so Sociálnou poisťovňou sa nijako nezmení. Zmení sa len to, že sa už nebudete prihlasovať pomocou Grid karty. Po aktivovaní nového prístupu a prihlásení bude každý môcť odosielať dokumenty za všetkých zamestnávateľov, ktorých má priradených k účtu, a to bez ďalšieho overovania kódov cez Grid kartu. Nový prístup si aktivujete pomocou mena, hesla a mobilnej aplikácie alebo budete využívať doterajšiu možnosť prihlasovania pomocou elektronického občianskeho preukazu. Po aktivovaní niektorého z týchto prihlásení si klient môže spravovať svoj profil sám. Môže si zmeniť heslo v záujme ochrany pred zneužitím alebo si ho obnoviť, ak ho zabudne.

3. Ako to bude po skončení platnosti Grid kariet v prípade účtovnej firmy, ktorá plní povinnosti vza 100 firiem?

Doteraz mohli fungovať tak, že prístup do e-Služieb mala len účtovná firma za všetky spravované firmy a ďalšie pracovali s Grid kartami a údajmi, ktoré im poskytla, aby si rovnomerne rozdelili prácu. Tento postup mal nižšiu mieru bezpečnosti a nebol ani v súlade s podmienkami dohody o využívaní elektronických služieb. Aj pri aktivovaní nového prístupu (s menom, heslom a aplikáciou) platí, že každý prístup je viazaný na fyzickú osobu, aby sa zabezpečila ochrana osobných údajov všetkých klientov. To znamená, že aj v prípade účtovnej firmy je potrebné, aby si účtovníčky, ktoré chcú do e-Služieb vstupovať a pracovať s nimi, vybavili vlastný prístup a uzavreli dohodu so SP. Každá z účtovníčok potom môže mať prístup aj pre rovnakých 100 firiem (rozdelenie práce medzi účtovníčkami je vašou internou záležitosťou). Prístup si zriadia jednoducho v pobočke SP. Každá k tomu potrebuje splnomocnenie pre elektronické odosielanie dokumentov do SP od firiem, ktoré im ho vystavia.

4. Zostanú účtovníčke prístupy za firmy ako doteraz? Čo ak jej nejaká firma pribudne?

Áno, nemusítt mať obavy, prístupy za viacerých zamestnávateľov, ktoré ste mali doteraz, vám zostanú. Ako spomíname vyššie, firmy (zamestnávatelia) vás poverujú elektronickým zasielaním dokumentov do SP prostredníctvom splnomocnenia a uzavretím dohody so SP. V prípade, že vás chce poveriť touto činnosťou ďalšia firma, je potrebné, aby s vaším súhlasom doručila splnomocnenie do pobočky SP, ktorá vám zriadila prístup do e-Služieb. SP priradí zamestnávateľa (firmu) v e-Službách pod váš prístup (ako fyzickej osoby). Čiže po prihlásení budete ďalej spravovať všetkých zamestnávateľov (firmy) ako doteraz.

5. Ako je to so splnomocnením pre elektronické zasielanie dokumentov? Čo má obsahovať a ako ho treba doručiť?

Sociálna poisťovňa akceptuje splnomocnenie od firmy (zamestnávateľa), ktorá poverí ďalšie osoby (účtovníčky, účtovníkov) plnením ich povinností voči SP. Je potrebné, aby splnomocnenie obsahovalo identifikačné údaje ako kto splnomocňuje (názov, IČO, variabilný symbol, meno/priezvisko splnomocniteľa), koho splnomocňuje (rodné číslo, prihlasovacie meno) a druh služby, ktorej sa splnomocnenie týka (registračné listy, mesačné výkazy, ELDP, SZČO – Saldokonto)

Zamestnávateľ môže žiadať o vybavenie a doručiť splnomocnenie:

• Zaslaním požiadavky elektronickou poštou cez ústredný portál verejnej správy www.slovensko.sk (nie je potrebné dodatočné overenie podpisu žiadateľa).
• Osobnou návštevou pobočky konateľom firmy (nie je potrebné dodatočné overenie podpisu žiadateľa – pobočka overí údaje na mieste).
• Osobnou návštevou pobočky účtovníčkou – je potrebné, aby sa účtovníčka preukázala splnomocnením s úradne overeným podpisom štatutára zamestnávateľa.
• Písomne poštou – je potrebné zaslať overenú žiadosť (notárom alebo matrikou).

Tip: Sociálna poisťovňa sa modernizuje. Ako sa prihlásiť do e-Služieb? (+elektronické dávky)

Zdroj: Depositphotos

6. Čo ak amestnávateľ po rôznych zmenách stratil prehľad, ktoré osoby majú právo posielať elektronické dokumenty v jej mene?

Sociálna poisťovňa na žiadosť zamestnávateľa oznámi informáciu kto a s akým prístupovým právom ma aktuálne možnosť prezerať a posielať dokumenty v jeho mene cez e-Služby. Dôležité je, aby ste ako zamestnávateľ vždy požiadali SP o pridanie alebo odobratie prístupu, pretože SP nemá vedomosť, kedy sa spolupráca zamestnávateľa s účtovníčkou začala alebo skončila.

7. Ako mám postupovať, ak si chcem aktivovať nový prístup a nemám telefón pre sťahovanie aplikácií?

Ak nemáte vhodný mobilný telefón, môžete využiť elektronický občiansky preukaz a prihlásiť sa do e-Služieb pomocou neho. Ak však hovoríme o novom prístupe, môžete si stiahnuť doplnok aj do počítača a využívať ten. Tento plnohodnotne nahradí mobilnú aplikáciu a má rovnaké funkcie (tiež nasníma QR kód a vygeneruje jedinečný kód). Môže to byť niektorý z týchto doplnkov nižšie – podľa toho, aký webový prehliadač používate (CHROME: Authenticator - Chrome Web Store, FIREFOX: Authenticator – Get this Extension for Firefox, EDGE: Authenticator - Chrome Web Store).

8. Aký bude po novom postup pri registrácii nového zamestnávateľa v Sociálnej poisťovni?

Nový zamestnávateľ sa bude do Sociálnej poisťovne registrovať rovnako, ako doteraz, nič sa nemení. Ďalej bude uzatvárať aj dohodu o používaní elektronických služieb. Každý zamestnávateľ musí mať uzavretú dohodu o využívaní e-Služieb SP. Odporúčame mu, aby sa dobre oboznámil s podmienkami, ktoré sú súčasťou dohody. Pri podpise sa overia viaceré údaje. Až po podpise dohody sa môže prvý raz prihlásiť do e-Služieb (menom, heslom a aplikáciou alebo elektronických občianskym preukazom eID). Zamestnávateľ alebo splnomocnená osoba môžu dohodu podpísať osobne v pobočke SP alebo zaslať cez ústredný portál verejnej správy (www.slovensko.sk) elektronicky. Toto platí aj pre splnomocnenú osobu – napríklad účtovníčku. Každá fyzická osoba, ktorá je splnomocnená na výkon činností v mene zamestnávateľa uzatvára dohodu (za každého zamestnávateľa – ak ich má na starosti viacero).

9. Je potrebné najprv SP doručiť Registračný list zamestnávateľa a potom sa prihlásiť do e-Služieb?

Nový zamestnávateľ si tieto dve veci vybavuje súčasne – podpíše dohodu o používaní e-Služieb a súčasne vypíše a odovzdá aj registračný list zamestnávateľa. Urobí to priamo v pobočke SP alebo dokumenty zašle cez ústredný portál verejnej správy elektronicky. Elektronickú cestu už využíva väčšina zamestnávateľov, ktorí takto zasielajú naraz oba tieto základné dokumenty. Touto cestou môže zamestnávateľ zároveň splnomocniť ďalšie osoby pre elektronické zasielanie dokumentov do SP, ktoré následne uzavrú so SP dohodu. Čo sa týka súčasných užívateľov e-Služieb (zamestnávateľov), tí už majú tieto povinnosti vybavené a neriešia ich. Vyriešia si už len nový modernejší prístup – prestanú používať Grid kartu a aktivujú si nový bezpečnejší prístup do e-Služieb s menom, heslom a aplikáciou alebo budú využívať prístup pomocou elektronického občianskeho preukazu. Ak je zamestnávateľ v situácii, že už bol v minulosti v e-Službách registrovaný a teraz je odhlásený a nepracuje s nimi, má to rovnako jednoduché. Opätovné prihlásenie si aktivuje rovno cez e-Služby (ak mu zostali prístupy a nepožiadal o ich odobratie).

10. Prečo pri novom prístupe do e-Služieb potrebujem ako účtovníčka využívať moju vlastnú e-mailovú adresu?

Klient, ktorému sa zriadi účet a priradí služba (odvádzateľ poistného – ako účtovníčke) predstavuje vás ako fyzickú osobu. Okrem služby odvádzateľ poistného môžete získať aj iné služby, napríklad individuálny účet poistenca a podobne. To už sú služby určené pre vás osobne, nie pre zamestnávateľa. Preto sa účet vytvára pre vás ako osobu a zadávajú sa v ňom vaše osobné údaje (mail a telefón). Nový prístup s menom, heslom, aplikáciou teda predpokladá, že klient využíva jedinečnú, vlastnú e-mailovú adresu, ku ktorej nemá prístup iná osoba (rovnako je to aj pri prihlasovaní s elektronickým občianskym preukazom, kde klient vždy využíva pre prihlásenie len svoj vlastný občiansky preukaz). Mailová adresa je teda súčasťou overenia osoby pri bezpečnom prihlásení sa do e-Služieb. Nie je možné, aby išlo o spoločnú mailovú adresu, ktorú využívajú viaceré osoby. Rovnako ani svoj mobilný telefón neposkytujeme inej osobe pre prihlasovanie sa do e-Služieb (alebo internet bankingu banky a pod). Ak tú istú mailovú adresu využíva viacero klientov, upozorní ich na to správa v e-Službách.

11. Ako si aktivovať nový prístup s menom, heslom a aplikáciou?

Noví užívatelia e-Služieb, ktorí sa do nich prihlasujú po prvý raz, sa môžu prihlásiť pomocou mena, hesla a mobilnej aplikácie podľa tohto návodu:

• Som nový užívateľ e-Služieb a chcem si prvý raz aktivovať prístup.

Súčasným užívateľom s Grid kartou uľahčí aktiváciu nového prihlásenia do e-Služieb tento návod:

• Som užívateľ e-Služieb a chcem si aktivovať prístup s heslom.

Sociálna poisťovňa je pripravená zodpovedať aj ďalšie vaše otázky prostredníctvom kontaktného formulára pre e-Služby alebo telefónnych liniek +421 906 171 737, +421 2 3247 1737. Prístupy do e-Služieb zriaďujú pobočky SP, na ktoré sa môžete obrátiť v praktických otázkach a vyriešiť si vašu konkrétnu situáciu.

Zdroj: Sociálna poisťovňa